CADDOC

Commission d'accès aux données
à caractère personnel du DCC

Mission et avis Droits des personnes Demande d'accès

I. Mission

La Commission d’Accès aux Données du DCC (CADDOC) a été créée afin d’assurer la confidentialité et la sécurité d’accès aux données dans le respect de la protection des données conformément au Règlement Général de la Protection des Données (RGPD).

Cette commission est constituée de 8 membres et 5 suppléants : 2 représentants d’Oncobretagne ; 3 représentants des DPO des établissements (public/privé/ESPIC) et 3 suppléants ; 1 représentant des Centres de Coordination en Cancérologie (3C), en alternance ; 1 du Pôle Régional de Cancérologie (PRC) ; 1 représentant des usagers et 1 suppléant.

-1 membre d’Oncobretagne au minimum
-Au moins 3 présents en dehors d’Oncobretagne, dont un DPO et un représentant du PRC
-Possibilité de donner procuration à un membre présent

-De valider la conformité des dossiers (en lien avec la finalité du DCC)
-De valider les modalités d’accès ou de transfert (sécurité/confidentialité)

Oncobretagne est considéré comme responsable de traitement de la base de données du DCC et de son utilisation à des fins de recherche ou d’évaluation des pratiques. Les demandeurs externes sont considérés comme responsables du traitement des données auxquelles la CADDOC leur donne accès. Un contrat de sous-traitance sera établi entre le demandeur et Oncobretagne.

II. Rôle du DPO

Le délégué à la protection des données (DPO) d’Oncobretagne conseille et accompagne le réseau dans sa mise en conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), pour l’ensemble des traitements mis en œuvre par Oncobretagne. Cela concerne notamment la mise en conformité du Dossier Communicant de Cancérologie (DCC) et l’accès aux données du DCC.
Pour en savoir plus sur le DPO

Dans ce cadre, le DPO est l’interlocuteur privilégié des demandes d’accès aux données du DCC faites à la CADDOC.

1. Réception des demandes d’accès aux données du DCC
2. Validation de la faisabilité des demandes
3. Ouverture de l’accès aux pièces du dossiers aux membres de la CADDOC
4. Information au demandeur de la décision de la CADDOC et/ou demande des informations complémentaires
5. Envoi pour signature du contrat de sous-traitance (convention de transfert de données) par le président d’Oncobretagne

Contact DPO Oncobretagne en cas de besoin : dpo@oncobretagne.fr

III. Avis CADDOC

Intitulé de la demande / Nom de la structure

Date de validation

I. Données utilisées

Les données administratives, sociales et médicales collectées sur le DCC dans le cadre de votre prise en charge peuvent faire l’objet d’une demande d’utilisation dans le cadre de travaux des recherche, afin d’améliorer la qualité des soins.

Un courrier d’information (principe de non opposition) vous sera envoyé pour chaque étude après validation par la CADDOC, commission statuant sur les demandes.

II. Engagement

Nous nous engageons à assurer le meilleur niveau de protection de vos données personnelles. Les traitements de données personnelles sont mis en œuvre dans le respect des dispositions du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (RGPD), de la loi 2018-493 du 20 juin 2018 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, du code de la santé publique, et des référentiels de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

III. Vos droits

-Droit d’information
-Droit d’accès aux données personnelles vous concernant
-Droit de rectification : correction de données inexactes, incomplètes ou équivoques
-Droit de suppression de ces données
-Droit à la limitation du traitement
-Droit d’opposition

IV. L’exercice des droits issus du RGPD

Pour faire valoir vos droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez nous contacter :

-Équipe de coordination :
-Par courrier au : Réseau Régional de Cancérologie ONCOBRETAGNE, Av. de la bataille Flandres Dunkerque 35042 Rennes

Pour toute information complémentaire n’hésitez pas à consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits.

V. Vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

Formulaire d’accès aux données du DCC

Dossier communicant de Cancérologie

I. Les étapes

étape 1

Le demandeur remplit un formulaire de demande sur le site sécurisé du RRC Oncobretagne.

étape 2

Le DPO valide la faisabilité de la demande.

Accessibilité des données demandées dans le DCC.

étape 3

Le demandeur complète son dossier avec les pièces nécessaires à l'étude de sa demande.

étape 4

Le DPO valide l'accès des pièces du dossier par les membres de la CADDOC après s'être assuré de leur conformité et de la complétude du dossier.

15 jours de délai

étape 5

La CADDOC statue sur le dossier.

étape 6

Le DPO Oncobretagne informe le demandeur de la décision de la CADDOC et/ou demande des informations complémentaires avant envoi pour signature du contrat de sous-traitance (convention de transfert de données) par le président d’Oncobretagne.

II. Les documents à fournir - charte de dénomination

Les dossiers doivent disposer d'un nomage prédéfini afin de mieux les identifier :
Type de document_année.mois de la demande_nom de la structure_nom du demandeur

DOCUMENTS

FORMAT

NOMMAGE

Synopsis ou protocole +/-
Textes réglementaires relatifs à la mission concernée par cette demande (mentionnant clairement que le DCC sera une des sources de données)

SYN_ANNEE.MOIS_NOM STRUCTURE_NOM DEMANDEUR

S’il s’agit de recherche non humaine :

MR004
Ou demande ou accord CNIL (+/- avis Comité Éthique et Scientifique pour les Recherches, les Études et les Évaluations dans le domaine de la santé (CESREES)

MR004_ANNEE.MOIS_NOM STRUCTURE_NOM DEMANDEUR
MR004.CNIL_ANNEE.MOIS_NOM STRUCTURE_NOM DEMANDEUR

S’il s’agit de recherche humaine :

Demande et accord CNIL
Ou MR003 MR001 + avis du comité de protections des personnes (CPP)

MR003_ANNEE.MOIS_NOM STRUCTURE_NOM DEMANDEUR
MR001_ANNEE.MOIS_NOM STRUCTURE_NOM DEMANDEUR
CPP_ANNEE.MOIS_NOM STRUCTURE_NOM DEMANDEUR
MR003.CNIL_ANNEE.MOIS_NOM STRUCTURE_NOM DEMANDEUR
MR001.CNIL_ANNEE.MOIS_NOM STRUCTURE_NOM DEMANDEUR
ACC.CNIL_ANNEE.MOIS_NOM STRUCTURE_NOM DEMANDEUR
NORM.CNIL_ANNEE.MOIS_NOM STRUCTURE_NOM DEMANDEUR

Eléments nécessaire à la constitution du contrat (convention de données) de sous-traitance :

Clauses de conformité RGPD (Contrat type à remplir ou transmission d’une convention)
Document d’information aux patients concernés, spécifique à cette étude et non opposition prévue +/- consentement si nécessaire
La liste des variables au format excel
Procédure d’exercice des droits des personnes